Intergenerational Knowledge Transfer: A Qualitative Study on How to Prevent Knowledge Loss in Northern Italy Companies

Il presente lavoro di tesi si concentra sull’analisi del processo di trasferimento unidirezionale delle conoscenze in un contesto intergenerazionale. Il trasferimento delle conoscenze intergenerazionali implica un processo dinamico attraverso il quale lavoratori in uscita dall’azienda, a causa di pensionamento o dimissioni volontarie, trasmettono il proprio sapere ai nuovi candidati giovani. La peculiarità di questo processo si rileva nelle interazioni tra soggetti di diverse generazioni, con conoscenze diverse a causa del diverso livello di esperienze in campo lavorativo. Si tratta di un fenomeno recente, la cui rilevanza è legata alla crescente età della forza lavoro mondiale e ad un veloce turnover. L’imminente pensionamento di una porzione significativa della forza lavoro determina l’importanza di sviluppare processi organizzativi idonei per fronteggiare questo fenomeno e per evitare importanti danni dovuti alla perdita di conoscenze (knowledge loss). L’obiettivo della ricerca è definire le procedure attuate dalle imprese del Nord Italia, e di evidenziare le principali barriere e fattori facilitanti tale processo. I dati sono stati raccolti attraverso 16 interviste semi strutturate, condotte su due campioni: il primo, un gruppo di addetti alle risorse umane, il secondo un gruppo di lavoratori coinvolti nel processo di trasferimento delle conoscenze intergenerazionali come mentori o protégés. Le interviste, analizzate tramite Reflexive Thematic Analysis, evidenziano una forte mancanza di consapevolezza legata al rischio della perdita di conoscenze a seguito di un pensionamento o di dimissioni volontarie. Si rileva una forte mancanza di procedure formalizzate a favore di consuetudini che portano ad importanti discrepanze tra le procedure suggerite e quelle attuate. Tali discrepanze portano ad un processo quasi totalmente arbitrario da parte del mentore ed una mancanza di pari opportunità offerte ai nuovi entranti. L'analisi evidenzia i diversi valori lavorativi e la mancanza di motivazione generale come principali barriere del processo. Tuttavia, si osserva una mancanza di concentrazione su importanti aspetti organizzativi, come la mancata pianificazione organizzativa che limita in termini di tempo i periodi promossi per l’apprendimento. Per quanto riguarda i fattori facilitanti, c’è concordanza con la letteratura, poiché si confermano tra i fattori facilitanti più importanti il clima collaborativo ed una affinità tra le parti, che sono fondamentali per garantire un processo efficace di trasferimento delle conoscenze. Il presente lavoro di tesi, attraverso un’analisi delle interdipendenze emerse dai dati delle interviste, promuove infine suggerimenti per sviluppare nuovi processi di trasferimento di conoscenze intergenerazionali favoriti da evidenze rilevate nei dati e in letteratura, come collaborazioni con enti esterni per diminuire le possibili complicazioni organizzative e rinforzare il processo.

This thesis work analyses the unidirectional knowledge transfer process from an intergenerational perspective. The Intergenerational Knowledge Transfer (IKT) identifies a dynamic process enacted by leaving experts, due to retirement or voluntary resignation, to transfer their knowledge to young candidates. The peculiarity of this process stems from the interactions between employees belonging to diverse generational cohorts, thereby possessing different capabilities deriving from distinct degrees of working experience. The IKT is a phenomenon of relatively new study, whose relevance is related to the increasing age of global workforce and fast turnover. The expected retirements of a significant portion of workforce underscore the importance of developing adequate organisational procedures to cope with this phenomenon and prevent detrimental effects of knowledge loss. The research aims to define the IKT procedures implemented by organisations in Northern Italy, and to highlight the perceived main barriers and facilitating factors of this process. The data was collected through 16 semi-structured interviews, conducted on two samples: the first, a group of HR representatives, and the second, a group of employees involved in the IKT process as mentors or protégés. The interviews, analysed using the Reflexive Thematic Analysis, reveal a considerable absence of awareness concerning the knowledge loss risk resulting from retirements or voluntary resignations. From the research’s results emerged a general lack of formalised procedures in favour of customs that lead to relevant discrepancies between suggested and implemented practices. These discrepancies result in an almost entirely arbitrary process on the part of the mentor and a lack of equal opportunities for new entrants. The results underscore the different working values and the general absence of motivation as main barriers of the IKT process. However, it is observed a lack of emphasis on significant organisational shortcomings, such as the absence of formalised procedures, which reduce the time available for transfer knowledge. With regard to enablers, it is noticed a consistency with literature, as the collaborative organisational culture and reciprocal trust between the parties are confirmed as among the most important facilitating factors, which are essential to ensure an effective knowledge transfer process. Finally, the analysis of the procedure’s interdependencies, emerged from the gathered data, proposes potential suggestions to develop new IKT procedures, supported by evidence found in the data and literature, such as collaborations with external entities to reduce possible organisational complications and strengthen the process.