Ottimizzazione e automazione dei processi amministrativi tramite Intelligenza Artificiale: il caso di un'azienda ceramica

L’ottimizzazione dei processi amministrativi rappresenta un fattore strategico per migliorare l’efficienza operativa e la competitività delle aziende. Tra le attività amministrative, la registrazione delle fatture passive emerge come particolarmente rilevante e ricorrente, richiedendo un notevole impiego di tempo e risorse. In questo contesto, lo studio si propone di analizzare e riprogettare tale processo presso un'azienda di produzione ceramica, con l'obiettivo di ridurre le attività non a valore aggiunto e introdurre modalità operative più efficaci. L'analisi è stata condotta secondo i principi del Business Process Management, integrando osservazioni qualitative e misurazioni quantitative per valutare prestazioni e criticità del processo. Le possibili aree di intervento sono state valutate in base a criteri di impatto e fattibilità, individuando la registrazione delle fatture passive come prioritaria. La fase di riprogettazione ha portato alla definizione e alla valutazione di diverse alternative, sviluppate a partire dalle criticità emerse. Sono state applicate euristiche transazionali, finalizzate all’eliminazione di attività ridondanti e al riposizionamento di alcune operazioni per rendere il flusso più snello e coerente. A queste misure si è affiancata l’introduzione di una soluzione di Robotic Process Automation, capace di automatizzare le fasi standardizzabili di registrazione e abbinamento, generando report strutturati per supportare gli operatori nella gestione delle eccezioni. I risultati ottenuti evidenziano un processo più rapido e efficiente, con tempi di registrazione ridotti, minori attività manuali ripetitive e maggiore tracciabilità complessiva, sottolineando l'efficacia dell'integrazione tra tecniche consolidate di ottimizzazione e strumenti di intelligenza artificiale.