Digitalizzazione e standardizzazione dei processi amministrativi: benefici operativi della Robotic Process Automation nella gestione dei reclami e nella generazione di documenti contabili

Il presente elaborato analizza e descrive il progetto di automazione del processo di emissione delle note di credito realizzato all’interno di un noto gruppo ceramico. L’iniziativa nasce dall’esigenza di efficientare un processo amministrativo tradizionalmente manuale, caratterizzato da elevata ripetitività, rischio di errore umano e mancanza di standardizzazione tra le diverse aziende del gruppo. L’obiettivo del progetto è stato quello di automatizzare l’emissione delle note di credito considerate standard, ovvero caratterizzate da logiche ricorrenti e regole gestionali ben definite, riducendo il carico operativo del personale amministrativo e migliorando la coerenza dei flussi informativi. L’attività ha coinvolto principalmente l’area amministrativa e si è basata sull’utilizzo di Microsoft Power Automate come piattaforma di orchestrazione dei flussi, in integrazione con due database SQL e il sistema gestionale. I dati necessari per la generazione delle note di credito vengono quotidianamente trasferiti dal sistema documentale aziendale al database SQL; successivamente, l’automatismo sviluppato esegue l’elaborazione in modo autonomo, simulando le operazioni tipiche di un utente amministrativo sul gestionale, fino alla creazione della pratica completa. L’approccio adottato ha seguito una logica di analisi e reingegnerizzazione del processo “as is” e la definizione di una soluzione “to be” più trasparente per le amministrazioni. L’implementazione dell’automazione ha permesso di conseguire una significativa riduzione degli errori manuali, un miglioramento della tracciabilità delle operazioni e, soprattutto, una standardizzazione dei flussi tra le diverse società del gruppo. Il progetto rappresenta un caso concreto di applicazione delle tecnologie di Robotic Process Automation (RPA) in ambito amministrativo-industriale e costituisce un passo importante nel percorso di trasformazione digitale del gruppo. Le prospettive future prevedono un’estensione dell’automazione ad altri processi caratterizzati da elevata ripetitività e basso valore aggiunto, in un’ottica di continua evoluzione verso l'efficientamento operativo.