Ottimizzazione delle Risorse e Benessere del Personale Infermieristico: Progettazione di un Software per la Pianificazione dei Turni Infermieristici e la Copertura dei Turni Vacanti

This thesis explores the conceptualization of an e-rostering system for the scheduling of nursing staff shifts and the coverage of vacant shifts through self-application, with the aim of improving organizational efficiency, distributive equity, and professional satisfaction. The project arises from the growing need within healthcare institutions to reconcile continuity of care with managerial sustainability and staff well-being, in a context increasingly characterized by complexity, resource shortages, and flexible work dynamics. Following an analysis of the organizational setting, a progressive implementation model was defined, foreseeing an initial pilot phase within low-intensity care units, followed by a gradual extension to the entire organization. The training plan for software use was structured according to a blended-learning approach, combining distance learning (e-learning), in-person sessions, and on-the-job coaching. Knowledge verification and continuous technical support would ensure the correct adoption of the system and minimize operational risks during the implementation phase. The forecast budget plan is divided among software development, training, maintenance, and monitoring activities. The assessment of investment sustainability should be carried out in relation to the expected benefits, which include reduced scheduling time, optimized resource allocation, and decreased reliance on overtime or external staffing. The analysis of technological and organizational risks highlighted the need for mitigation strategies based on a structured change-management approach, grounded in staff engagement, continuous education, and participatory governance. From an organizational standpoint, the e-rostering model would introduce greater transparency, fairness, and traceability in workforce management processes, promoting more flexible and responsive human-resource management. The expected benefits concern both the organization—through increased efficiency and cost reduction—and the staff, through improved work-life balance, autonomy, and sense of belonging. In conclusion, the e-rostering project represents not merely a technological intervention but a paradigm shift in the management of nursing resources. Digitalization, when supported by forward-looking and participatory governance, can thus serve as a strategic lever to make healthcare organizations more efficient, resilient, and attentive to the well-being of healthcare professionals.

La presente tesi esplora la progettazione di un sistema informatico di e-rostering per la pianificazione dei turni del personale infermieristico e la copertura dei turni vacanti tramite auto-candidatura, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza organizzativa, l’equità distributiva e la soddisfazione professionale. Il progetto nasce dall’esigenza, sempre più rilevante nelle strutture sanitarie, di coniugare la continuità assistenziale con la sostenibilità gestionale e il benessere del personale, in un contesto caratterizzato da crescente complessità, carenza di risorse e dinamiche di lavoro flessibili. Dopo un’analisi del contesto organizzativo di riferimento, è stato delineato un modello di implementazione progressiva che prevede una fase pilota in reparti a bassa intensità di cure, seguita da un’estensione graduale all’intera struttura. Il piano di formazione sull’uso del software è stato articolato in modalità blended learning, combinando formazione a distanza (FAD), sessioni in presenza e momenti di coaching on-the-job. La verifica dell’apprendimento e il supporto tecnico continuo garantirebbero la corretta adozione del sistema e la riduzione dei rischi operativi nella fase di implementazione. Il budget plan previsionale è suddiviso tra sviluppo software, formazione, manutenzione e monitoraggio. La verifica della sostenibilità dell’investimento dovrebbe essere valutata in rapporto ai benefici attesi, che includono la riduzione dei tempi di pianificazione, l’ottimizzazione delle risorse e la diminuzione del ricorso eccessivo a straordinari o personale esterno. L’analisi dei rischi tecnologici e organizzativi ha evidenziato la necessità di adottare strategie di mitigazione quali un approccio per il cambiamento strutturato, basato sul coinvolgimento del personale, sulla formazione continua e su una governance partecipata. Dal punto di vista degli impatti organizzativi, il modello di e-rostering introdurrebbe una maggiore trasparenza, equità e tracciabilità dei processi, favorendo una gestione più flessibile e reattiva delle risorse umane. I benefici attesi riguarderebbero sia l’organizzazione, in termini di efficienza e riduzione dei costi, sia il personale, con un miglioramento della conciliazione vita-lavoro, dell’autonomia e del senso di appartenenza. In conclusione, il progetto di e-rostering rappresenterebbe non solo un intervento tecnologico, ma un cambio di paradigma nella gestione delle risorse infermieristiche. La digitalizzazione, se accompagnata da una governance lungimirante e partecipata, potrebbe dunque costituire una leva strategica per rendere le organizzazioni sanitarie più efficienti, resilienti e attente al benessere dei professionisti della cura.